Как повысить эффективность бизнеса

Было:

Не могли найти хороших специалистов, на рынке был кадровый дефицит, многие кандидаты хотели получать зарплату, которая не соответствовала их производительности. В итоге клиент имел проблему с наймом, брал на работу людей, которые не выполняли план, и как результат была текучка кадров. Компания размещала вакансии на множестве Интернет-ресурсов, обращалась в HR-агентства, при этом предлагая интересные условия кандидатам. Но по итогу результативность и качество работы не вызывало восторга. И так совпало, что мы как раз обзванивали компании, с предложением системно решить подобные бизнес-задачи. Вопрос найма для компании был ключевым и являлся фактором, ограничивающим рост компании. Сначала клиент сомневался, нужно ли привлекать стороннюю компанию. Но когда мы показали, как закрыть этот вопрос раз и навсегда, он согласился и остался доволен.

Анализ ситуации с нашей стороны:

• то просят много
• то знают мало
• то делают плохо
• то работать не хотят

Стало:

• Быстрый найм новых сотрудников
• Короткий период адаптации
• Возможность быстрой замены
• Адекватные требования по оплате
• Квалифицированные специалисты
• Высокое качество работы
• Выполнение поставленного плана

Что сделали:

Процесс трансформации:

1. Снизили требования к кандидатам, что позволило на входе увеличить их количество, и в тоже время снизился их порог ожидания по заработной плате. На этапе найма, особое внимание уделили личностным качествам, что позволило уже на этом этапе отсеять неподходящих кандидатов.
2. Повысили квалификацию сотрудников, для этого создали базу знаний с контрольными вопросами. В последствии полностью автоматизировав этот процесс, что позволило сократить период обучения и адаптации сотрудников. Составили программу наставничества для новых сотрудников (мотивировали более опытных).
3. Повысили результативность и качество работы:
   • Оптимизировали рабочий процесс, предварительно, со слов сотрудников записали, как они выполняют свою работу на текущий момент (что и как делают, время выполнения, ...)
   • Оценили результативность каждого сотрудника, прописав ключевые показатели для каждого процесса, в котором он участвует
   • Разработали рабочие инструкции, чтобы все сотрудники выполняли работу придерживаясь одного сценария
   • Ускорили рабочий процесс за счет создания готовых шаблонов
   • Повысили качество работы за счет чек-листов, чтобы работу мог проверить сам сотрудник, а также сотрудник, которому передается эстафета для выполнения следующего этапа
4. Автоматизировали многие процессы, что позволило: оптимизировать штат, сократить время выполнения, отслеживать результативность каждого сотрудника, давать задания сотрудникам, а контроль выполнения задачи и сроков отслеживает сама программа.
5. Создали бесконечную систему улучшений: мотивировали сотрудников предлагать идеи, составили алгоритм тестирования и ввод удачных идей в работу.

Было:

Компания хотела увеличить чистую прибыль за счет увеличения конверсии продаж и среднего чека. Проблема была в том, что менеджеры по продажам не выполняли план, сливая рекламный бюджет. Не стабильность заказов вызывало сложности в процессе прогнозирования производственных мощностей. Попытки стимулировать сотрудников интересными условиями оплаты не дали результата: невыполнение плана только демотивировало сотрудников, они теряли интерес к работе и увольнялись. Руководитель понимал, что он хочет получить на выходе, но не знал, как это правильно сделать. Он обратился к нам по рекомендации, с запросом системно решить этот вопрос.

Анализ ситуации с нашей стороны:

1. Менеджер не мотивирован, т.к.:
   • мало клиентов и те холодные
   • мало продаж (ведет к выгоранию)
   • предложения как у конкурентов
2. Руководитель требовал результат, но:
   • не обучал
   • не было сценариев и скриптов
   • не было CRM и записи разговоров
   • не было проверки, что говорят клиентам
   • входящий трафик не прогревался
   • не было интересных предложений
   • не использовались современные ИТ

Стало:

1. Системная работа (специалистов):
   • маркетолога
   • директолога/SMM-специалиста
   • менеджера по продажам
2. Клиентов больше, рекламный бюджет тот же, за счет:
   • экспертных материалов
   • бесплатных каналов
   • сарафанного радио
   • рекомендаций клиентов
   • агентской сети
   • коллаборации со смежниками
3. Создали утеплители трафика:
   • Воронка продаж в мессенджере
   • Экспертные посты в соц.сетях и сайтах
   • Экспертные пособия для клиента
   • Лэндинг для каждого предложения
4. Увеличили конверсию продаж:
   • трафик через утеплители
   • интересные предложения
   • работа по сценарию
   • CRM и запись разговоров
   • контроль каждого разговора (ИИ)
5. Увеличили средний чек:
   • цена продукта выше, за счет бренда
   • более дорогое решение, с обоснованием
   • "возьмите два, третий в подарок"
   • "быстрее - дороже"
   • дополнительный сервис
   • обслуживание после продажи
   • продажа продуктов смежников
   • кросс-маркетинг

Что сделали:

Процесс трансформации:

1. Оцифровали процесс продажи, со слов участников процесса, прописали все шаги от привлечения клиента до заключения им договора. Чтобы было понятно, кто за что отвечает, какие ключевые показатели собираются, сколько времени занимает, и какими инструкциями пользуются.
2. Сделали работу системной, для этого создали базу знаний с контрольными вопросами. В последствии полностью автоматизировав этот процесс, что позволило сократить период обучения и адаптации сотрудников. Составили программу наставничества для новых сотрудников (мотивировали более опытных).
3. Повысили результативность и качество работы:
   • Оптимизировали рабочий процесс
   • Прописали ключевые показатели, в т.ч. промежуточные, чтобы оценивать эффективность каждого сотрудника и канала привлечения
   • Разработали рабочие инструкции, чтобы все сотрудники выполняли работу придерживаясь одного сценария. Увеличение объема работы, часто требует делегирования обязанностей, в т.ч. новым сотрудникам, а инструкции сделают этот процесс максимально простым
   • Ускорили рабочий процесс за счет создания готовых шаблонов
   • Повысили качество работы за счет чек-листов, чтобы работу мог проверить сам сотрудник, а также сотрудник, которому передается эстафета для выполнения следующего этапа
4. Автоматизировали многие процессы, что позволило: оптимизировать штат, сократить время выполнения, отслеживать результативность каждого сотрудника, давать задания сотрудникам, а контроль выполнения задачи и сроков отслеживает сама программа.
5. Создали бесконечную систему улучшений: мотивировали сотрудников предлагать идеи, составили алгоритм тестирования и ввод удачных идей в работу.
6. Провели декомпозицию процесса продажи, чтобы определить необходимые ресурсы, для выхода компании на определенный диапазон чистой прибыли. В расчете учитывалась емкость рынка, конкуренция, производственные мощности, и инвестиционные возможности.

Было:

Рабочие долго выполняли работу и допускали ошибки, поэтому их приходилось постоянно контролировать и подгонять, параллельно решая их вопросы. Это создавало серьезные трудности для развития компании, и требовало немедленного решения. Компания хотела системно решить этот вопрос, и больше к нему не возвращаться.

• хотел быстро решить задачу
• наше решение показалось ему простым и понятным
• всегда проще внести небольшие поправки в готовое решение, чем разрабатывать все с нуля

Анализ ситуации с нашей стороны:

1. Долго делают:
   • проблема с логистикой, планированием, или управлением
   • отсутствуют ключевые показатели (нет сроков выполнения задач)
2. Допускают ошибки:
   • по незнанию или сознательно (лень или хотят сделать быстрее)
   • нет проверки самим сотрудником и сотрудником, которому передается эстафета для выполнения следующего этапа
   • плохое управление, например со стороны прораба
3. Вопросы не решают сами сотрудники:
   • не хватает знаний или полномочий
   • задачи не имеют ответственных лиц
   • не прописано как они должны быть решены

Стало:

• Выполнение работы в срок
• Высокое качество работы
• Текущие вопросы решают сами сотрудники

Что сделали:

Спросили рабочих, о проблемах, которые мешают им делать свою работу быстрее и качественней. А затем этот опрос автоматизировали с помощью мессенджера, теперь сотрудники заполняют анкету 3 раза в день (утром, в обед, и вечером). Анкета состоит из 10 вопросов, на которые можно ответить: да или нет. Поэтому, анкетирование по времени занимает меньше минуты. Вопросы в анкете для каждого сотрудника свои, зависят от его обязанностей и проблем, с которыми он сталкивается. Например, есть такие вопросы как: все ли материалы есть, есть ли инструмент, допуск на объект, и есть ли у него вообще задание. Если сотрудник не ответил на анкету в определенное время, или его ответ отрицательный по какому-то вопросу, то ответственный получает уведомление на свой мессенджер. Кроме этого, всю полученную информацию всегда можно проанализировать на сайте, определить часто возникающие проблемы и системно их решить. Кроме анкетирования по проблемам, сотрудники заполняют анкету (2 раза в день), о своих рабочих результатах (KPI). Поэтому все основные вопросы закрылись, а те которые появляются сразу системно решаются.

Процесс трансформации:

1. Повысили квалификацию сотрудников, для этого создали базу знаний (технологический процесс, строительные нормы, и т.д.) с контрольными вопросами. В последствии полностью автоматизировав этот процесс, что позволило сократить период обучения и адаптации сотрудников. Составили программу наставничества для новых сотрудников (мотивировали более опытных).
2. Повысили результативность и качество работы:
   • Оптимизировали рабочий процесс, предварительно, со слов сотрудников записали, как они выполняют свою работу на текущий момент (что и как делают, время выполнения, ...)
   • Оценили результативность каждого сотрудника, прописав ключевые показатели для каждого процесса, в котором он участвует
   • Разработали рабочие инструкции, чтобы все сотрудники выполняли работу придерживаясь единого технологического процесса
   • Повысили качество работы за счет чек-листов, чтобы работу мог проверить сам сотрудник, а также сотрудник, которому передается эстафета для выполнения следующего этапа
   • Повысили дисциплину установив видеонаблюдение
3. Автоматизировали многие процессы, что позволило: оптимизировать штат, сократить время выполнения, отслеживать результативность каждого сотрудника, давать задания сотрудникам, а контроль выполнения задачи и сроков отслеживает сама программа.
4. Создали бесконечную систему улучшений: мотивировали сотрудников предлагать идеи, составили алгоритм тестирования и ввод удачных идей в работу.